La gestione del rimborso delle spese è molto importante per le imprese, piccole o grandi che siano, in quanto si tratta di un aspetto che può influire sulla produttività del reparto amministrativo e talvolta sull’intera azienda. Infatti quando la gestione dei rimborsi non viene gestita nella maniera adeguata è molto più probabile che si generi uno spreco di fondi e una perdita di tempo che influisce negativamente anche sulla soddisfazione dei lavoratori.
Al contrario invece una gestione semplificata e ottimizzata può accrescere notevolmente la produttività, evitando sprechi di tempo e di risorse preziose per lo sviluppo di un business plan. Diversi studi del settore hanno recentemente messo in evidenza proprio questo aspetto, sottolineando che in Europa le aziende tendono mediamente a disperdere molti fondi ogni anno, a causa di errori commessi nella gestione dei fondi aziendali.
Problematiche innescate da una gestione non ottimale
I problemi che possono sorgere da una gestione inadeguata dei rimborsi spese aziendali sono vari e interessano diversi ambiti importanti per ogni impresa. In Italia un primo effetto negativo riguarda le ripercussioni che si generano a livello fiscale, con le imprese che a causa di errori commessi nella gestione dei rimborsi finiscono per perdere una quota considerevole di IVA non rimborsata (mediamente è stato calcolato che la quota si attesta attorno all’8%).
Una buona gestione dei rimborsi permette invece di:
- Tenere sotto controllo le uscite aziendali.
- Evitare lo spreco delle risorse.
- Abbassare le tempistiche di lavorazione.
- Ridurre i costi di gestione.
- Incrementare la soddisfazione dei lavoratori.
- Non commettere errori.
- Avere pagamenti puntuali.
Quando il processo di gestione dei rimborsi non viene gestito con un procedimento adeguato, che risulti il più snello possibile e sia regolato da chiare policy aziendali, risulta un lavoro molto più lungo e complicato di quanto invece dovrebbe essere. Quando i rimborsi vengono inoltre gestiti con molti passaggi, talvolta anche complessi o con operazioni effettuate manualmente, cresce moltissimo il rischio di incappare in alcuni errori che provocano diverse conseguenze negative.
L’importanza di un sistema automatizzato
Solitamente questi errori si traducono in ritardi nei pagamenti e in uno spreco generalizzato delle risorse. Un processo ottimizzato, in grado di evitare problemi di questo tipo, non dovrebbe essere mai basato sul controllo manuale di ogni singola richiesta e sulla relativa ricerca delle fatture. E’ molto importante infine che i dipendenti che hanno anticipato delle spese possano sapere con certezza che queste verranno rimborsate in modo facile e veloce, così da evitare un malcontento che abbasserebbe la produttività aziendale.
Quando invece un’impresa decide di avvalersi di un sistema automatizzato per la gestione dei rimborsi questi problemi vengono eliminati alla radice. Oggi esistono infatti ottime soluzioni che consentono di gestire in maniera digitale, semplice e veloce i pagamenti aziendali collegati ai rimborsi spese. Uno strumento di questo genere permette di standardizzare le richieste, attraverso una procedura specifica, di definire un canale unico per la presentazione delle domande, in modo da evitare perdite di tempo ed errori, e di avere sempre tutta la situazione digitalizzata e sotto controllo.
La gestione dei rimborsi spese con Soldo
Uno dei software più efficienti al riguardo, in grado di registrare, controllare e classificare tutte le transazioni legate ai rimborsi spesa, in modo semplice e automatico è Soldo. Si tratta di un sistema ampiamente collaudato che permette di associare alla piattaforma di gestione dei rimborsi anche delle carte di pagamento Mastercard che hanno accesso a fondi appositamente dedicati e regolati da budget personalizzati in modo da tenere sotto controllo i costi.
In questo modo, Soldo facilita notevolmente la gestione dei rimborsi spese portando quindi ad un’ottimizzazione dei tempi e dei costi del lavoro. Prevede inoltre un’app per smartphone che consente ai collaboratori di fotografare le ricevute e inviarle in modo immediato all’account del reparto di contabilità aziendale. Inoltre tutti gli scontrini rimangono ovviamente archiviati all’interno del software, in modo da evitare alle imprese di dover conservare per 10 anni i tanti giustificativi cartacei.
Soldo è inoltre regolato da una piattaforma digitale basata su una dashboard caratterizzata da grafiche intuitive e al passo con i tempi che può a sua volta essere sincronizzata anche con tutti i principali software di contabilità oggi presenti sul mercato. Il successo di Soldo è sicuramente dato dalla flessibilità di questa piattaforma digitale, che si adatta facilmente alle diverse esigenze aziendali, in modo da automatizzarne i processi di gestione dei rimborsi con i tanti vantaggi che ne derivano.
